احتمالاً شما یک کاربر مشتاق جیمیل هستید و تقریباً هر روز از آن استفاده می کنید. فکر می کنید از همه ویژگی های Gmail برای اطمینان از حداکثر بهره وری هنگام کار استفاده کرده اید؟ احتمالا نه.
در واقع، تمام ویژگی های مفید جیمیل به صراحت بیان نشده است. بنابراین در این مقاله، من قصد دارم شما را با 16 هک کمتر شناخته شده جیمیل آشنا کنم که بهره وری شما را فوق العاده افزایش می دهد.
1. لغو ارسال ایمیل ارسال شده
اشتباهات ایمیل بسیار رایج هستند. یک مطالعه AOL تحت پوشش CBS نشان داد که حدود 32 درصد از مردم به طور تصادفی ایمیل اشتباهی را ارسال می کنند.
یک ایمیل اشتباه ارسال شده با پیوست ناخواسته یا حاوی اطلاعات محرمانه می تواند تصور حرفه ای بدی ایجاد کند یا حتی حرفه شما را خراب کند.
با در نظر گرفتن این خطای رایج، جیمیل قابلیتی ایجاد کرده است که می‌تواند به «لغو ارسال» ایمیل ارسالی در بازه زمانی حداکثر 30 ثانیه کمک کند.
برای این کار کافی است به صفحه تنظیمات اکانت جیمیل خود بروید. دکمه Undo Send را فعال کرده و دوره عدم اعتبار را مطابق میل خود تنظیم کنید. اسکرین شات زیر به درک بهتر شما کمک می کند.
2. همه ایمیل ها را در یک برگه دریافت کنید
آیا شما فردی هستید که از پرش کردن برگه ها متنفر هستید؟ آیا ترجیح می دهید همه ایمیل های خود را به جای تب های مختلف مانند Social و Promotional در یک مکان ببینید؟
این هک تضمین می‌کند که تمام ایمیل‌های شما، صرف‌نظر از دسته‌بندی آن‌ها، به‌خوبی در صندوق ورودی اصلی شما سازماندهی شده‌اند.
برای رسیدن به این هدف کافی است به تنظیمات جیمیل خود بروید و روی تب Inbox کلیک کنید. می توانید تیک کادر تبلیغات و شبکه های اجتماعی را بردارید و اکنون تمام ایمیل های شما در یک مکان قرار می گیرند.
اسکرین شات زیر باید کمک کند:
⌄ برای ادامه خواندن مقاله به پایین بروید ⌄
3. برگه های بیشتری دریافت کنید
با این حال، اگر کسی نیستید که لیست لباس‌شویی را دوست داشته باشید، می‌توانید برگه‌هایی مانند به‌روزرسانی و انجمن‌ها و ایمیل‌های جداگانه دیگر را نیز اضافه کنید.
اکنون ایمیل‌ها به‌طور خودکار در برگه‌های جدید گروه‌بندی می‌شوند و به شما کمک می‌کنند روی ایمیل‌های مهم تمرکز کنید.
4. ایمیل خود ویرانگر
جیمیل یک اسکریپت نرم افزاری سفارشی ایجاد کرده است که از ویژگی خود تخریبی پشتیبانی می کند. استفاده از این می تواند یک تایمر به نامه شما اضافه کند و پس از مدت زمان مشخصی خود تخریب می شود.
این به زمانی کمک می کند که نمی خواهید ایمیلی برای شخص دیگری فوروارد شود. برای انجام این کار، قبل از ارسال ایمیل، روی نماد قفل در نزدیکی دکمه ارسال کلیک کنید.
برگه جدید نامگذاری شد محرمانه حالت با یک گزینه به باز می شود انقضا را تنظیم کنید. تغییرات لازم را در اینجا انجام دهید. اسکرین شات را بررسی کنید و ایمیل ها را به راحتی خود تخریب کنید!
5. ایمیل های کد تایید را ارسال کنید
حالت محرمانه ای که در بالا توضیح داده شد همچنین به شما امکان می دهد یک ایمیل تأیید رمزگذاری شده ارسال شده از طریق پیام کوتاه برای گیرنده ارسال کنید.
این به شما امکان می دهد یک لایه امنیتی اضافی برای ایمیل خود ایجاد کنید. با استفاده از این ویژگی، می توانید اطمینان حاصل کنید که نامه فقط توسط گیرنده مورد نظر خوانده می شود.
6. جایگزین های صفحه کلید
اگر از رایانه رومیزی یا لپ تاپ خود برای بررسی ایمیل خود استفاده می کنید، می توانید از میانبرهای صفحه کلید برای بهبود بهره وری خود استفاده کنید. برخی از هک های محبوب جیمیل برای بهبود بهره وری شما عبارتند از:
⌄ برای ادامه خواندن مقاله به پایین بروید ⌄
- از حروف الفبا استفاده کنید برای خواندن پیام بعدی، “N” را فشار دهید و “P” برای خواندن پیام قبلی اگر در حال خواندن یک تبدیل پیام چندگانه هستید.
- با برگزاری Ctrl + Enter می توانید پیام نوشته شده خود را ارسال کنید.
برای استفاده از جایگزین های صفحه کلید، باید آن را از تنظیمات Gmail خود فعال کنید، همانطور که در تصویر زیر نشان داده شده است:
7. تراکم نمایش
اگر ایمیل های زیادی دریافت نمی کنید، توصیه می کنم تراکم نمایش صندوق ورودی جیمیل خود را کاهش دهید.
به عنوان یک ویژگی چند پنجره ای عمل می کند. همچنین نگاه کردن به بخش مهم ایمیل نیز مفید است.
8. به همه پاسخ دهید
گاهی اوقات فراموش می کنیم که هنگام ارسال پاسخ به چندین گیرنده، گزینه Reply All را انتخاب کنیم.
با این حال جیمیل راه حلی برای این مشکل اندیشیده است. فقط روی تب تنظیمات کلیک کنید و به تب عمومی بروید. به سمت «رفتار پیش‌فرض پاسخ» بروید و گزینه Reply All را انتخاب کنید.
اکنون گزینه Reply All همیشه گزینه پیش فرض انتخاب شده در هنگام چت با چندین گیرنده خواهد بود.
9. نمایش حداکثر تعداد ایمیل در هر صفحه
اگر در روز ایمیل های زیادی دریافت می کنید، قطعا باید این گزینه را بررسی کنید.
به شما امکان می دهد به مکالمات بیشتری در هر صفحه دسترسی داشته باشید. برای رسیدن به این هدف، به تنظیمات بروید، روی نوار منوی عمومی کلیک کنید و به «حداکثر اندازه صفحه» بروید.
⌄ برای ادامه خواندن مقاله به پایین بروید ⌄
سپس تعداد تبدیل های مورد نظر در هر صفحه را تنظیم کنید. برای مرجع، اسکرین شات زیر را بررسی کنید:
10. نمای تبدیل
اگر از طرفداران جیمیل کلاسیک هستید، این یک هک مفید است.
برای جلوگیری از نمای رشته به نفع نمای مکالمه قدیمی – فقط این مراحل را دنبال کنید. به منوی عمومی در تب تنظیمات بروید و به سادگی به «نمای تبدیل» بروید و گزینه «نمای تبدیل خاموش» را انتخاب کنید. اسکرین شات زیر را ببینید.
11. اعلان دسکتاپ
اگر با ایمیل های خود زندگی می کنید، این گزینه عالی است. می‌توانید به سادگی یک افزونه Gmail Chrome اضافه کنید یا به Settings > General > Desktop Notification بروید و آن را روشن کنید. همچنین اگر اعلان‌های ایمیل را برای ویژگی‌های حیاتی تنظیم کرده باشید، بسیار مفید است. اسکرین شات به اشتراک گذاشته شده در زیر به شما کمک می کند آن را تنظیم کنید.
12. جستجوی پیشرفته
این یکی از ویژگی های مورد علاقه من است. احتمالاً از عملکرد جستجوی معمولی برای جیمیل خود استفاده خواهید کرد.
با این حال، با تعداد زیادی ایمیل در صندوق ورودی، یافتن اطلاعات خاص دشوار است. اینجاست که جستجوی پیشرفته وارد می شود.
با استفاده از این ویژگی، می‌توانید با اعمال فیلترهای مفیدی که در زیر نشان داده شده است، یک ایمیل خاص را در میان صدها ایمیل موجود در صندوق پستی خود جستجو کنید:
⌄ برای ادامه خواندن مقاله به پایین بروید ⌄
13. فایل ها را از Google Drive وارد کنید
نیاز به ارسال فایل حجیم دارید؟ با ویژگی جدید یکپارچه سازی Gmail مشکلی وجود ندارد. می‌توانید فایل‌هایی را از Google Drive به‌عنوان پیوست به نامه‌تان وارد کنید.
فقط روی نماد Google Drive در پایین پنجره کلیک کنید. مطابق شکل زیر فایل شما را به عنوان پیوند یا پیوست تبدیل می کند:
14. روی منو کلیک راست کنید
قبلاً در ویژگی کلاسیک وجود نداشت. کلیک راست قدیمی خوب اینجاست. اکنون، اگر روی ایمیل‌های خود کلیک راست کنید، می‌توانید گزینه علامت‌گذاری به عنوان خوانده‌نشده، آرشیو یا حذف پیام را دریافت کنید. همه با کلیک یک دکمه، درست از صفحه صندوق ورودی شما.
15. در طول تعطیلات مسئولیت پذیر است
در تعطیلات؟ آیا برای پاسخ به تمام ایمیل هایی که دریافت می کنید وقت ندارید؟ به گزینه پاسخ خودکار جیمیل بروید.
می توانید پیامی را که می خواهید برای افراد ارسال کنید سفارشی کنید. برای فعال کردن آن، کافی است به تنظیمات بروید، روی زبانه عمومی کلیک کنید و به سمت پاسخگوی خارج از دفتر بروید.
16. بازیابی حساب
من حداقل یک ایمیل در روز دریافت می کنم که هرزنامه است و سعی در هک کردن حساب من دارد. بنابراین به دلایل امنیتی گزینه های بازیابی حساب خود را به روز کنید. زمانی که نمی توانید رمز عبور خود را به خاطر بسپارید یا هک شده باشید، این کار به شما کمک خواهد کرد.
این فقط یک سری سؤال است که باید هنگام باز کردن حساب (یا بعداً به‌روزرسانی) بپرسید.
نکته اضافی: شما باید پاسخ ها را به خاطر بسپارید. بنابراین چیزی را انتخاب کنید که احتمال فراموشی یا بهم ریختن آن بسیار ناچیز است.
ردیف پایین
اگر زمان قابل توجهی را در جیمیل صرف می کنید، این هک ها مطمئناً بهره وری شما را افزایش می دهند و تجربه ایمیل شما را بهبود می بخشند.
⌄ برای ادامه خواندن مقاله به پایین بروید ⌄
تنظیمات جیمیل خود را تغییر دهید و از همه این هک ها برای حداکثر بهره وری استفاده کنید!
اعتبار عکس ویژه: rawpixel از طریق unsplash.com